Código ético de proveedores - Madrid Nuevo Norte

Código ético de proveedores

Código Ético de Proveedores

1. Introducción

DCN promueve la aplicación de estos estándares conforme a la Carta Internacional de los Derechos Humanos, al Pacto Mundial de las Naciones Unidas y a los principios de actuación y las recomendaciones para el desarrollo de la actividad de negocios publicados por las Naciones Unidas, la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico y la Organización Internacional del Trabajo.

Este Código debe leerse de forma conjunta con el clausulado que regule la relación jurídica entre el proveedor y DCN (condiciones generales, contratos, etc.).

DCN revisará periódicamente este Código y realizará los cambios que resulten necesarios al mismo.

Los proveedores deben conocer su contenido, accesible en la url: https://suppliers.DCN.com del portal de proveedores de DCN.

En el supuesto de que se produzcan cambios significativos al mismo y el proveedor no esté de acuerdo o no pueda cumplir con tales cambios, deberá comunicar tal circunstancia a DCN.

2. Objetivo

En este Código se establecen los principios fundamentales que deben respetar todos los proveedores con los que se relaciona DCN.

Esperamos que nuestros proveedores adopten las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de este Código y lleven a cabo las acciones de comunicación y formación necesarias para asegurar que sus empleados, y su cadena de suministro, comprendan y actúen en concordancia con el contenido de este Código.

3. Ámbito aplicación

Este Código es de aplicación a todos los proveedores que en el ejercicio de su actividad empresarial mantengan relación con DCN al proporcionarle bienes o prestarle servicios, sea cual sea su nacionalidad y el lugar de prestación de los servicios.

4. Principios fundamentales

4.1. Cumplimiento de la legalidad

Los proveedores de DCN se comprometen al estricto cumplimiento de la legalidad vigente que, en cada momento, les resulte aplicable. Asimismo, deberán cumplir con las regulaciones de ámbito extraterritorial que vinculen a DCN en el ejercicio de su actividad, las cuales serán identificadas en el clausulado que regule la relación entre ambas (condiciones generales, contratos, etc.).

En el supuesto que se aprecie que alguno de los estándares de este Código contradice lo establecido en las disposiciones legales aplicables, esperamos que los proveedores afectados nos informen de tal circunstancia y trabajen con DCN en acordar una solución que dé cumplimiento tanto a las disposiciones legales aplicables como, en la medida de lo posible, a este Código.

4.2. Compromiso en materia de derechos humanos

DCN aspira a promover los derechos humanos en sus relaciones con los proveedores. Por ello, DCN se esfuerza por trabajar con aquellos proveedores que poseen políticas y procedimientos en materia de derechos humanos consistentes con los nuestros, que se concretan fundamentalmente en que los proveedores deben:

  • Garantizar que la contratación de sus empleados se realice respetando la legislación laboral y migratoria vigente, los convenios internacionales y demás disposiciones legales y reglamentarias de carácter laboral, sea cual sea la jurisdicción de origen o destino.
  • Garantizar que se trata a sus empleados con respeto y dignidad, garantizando un entorno laboral en el que se promuevan la diversidad y la inclusión y en el que no tengan cabida actitudes discriminatorias.
  • Fomentar el respeto y el cumplimiento de las normas de seguridad y salud laboral de acuerdo con la legislación vigente, proporcionando a sus trabajadores un entorno seguro y libre de riesgos contra la salud y promoviendo la prevención de accidentes entre todo su personal.
  • Proporcionar a sus empleados un salario justo que sea, al menos, igual al mínimo legal o al establecido por convenio si este fuera superior.
  • Respetar el horario laboral de tal manera que éste no exceda al máximo de horas permitido por la legislación aplicable.
  • Respetar la libertad de asociación de sus empleados y muy especialmente en lo que concierne a la negociación colectiva, sin que de su ejercicio puedan derivarse consecuencias adversas o represalias.
  • Garantizar que cumple con el convenio nº 138 de la OIT, sobre edad mínima de contratación, y con el nº 182, sobre la eliminación de las peores formas de trabajo infantil, y no se contrata a menores conforme a lo establecido en dichos convenios.

DCN º al proveedor cuando se tenga conocimiento de que ha incurrido en violaciones graves de derechos humanos para asegurar la prevención, mitigación y promoción de la reparación de los daños causados. DCN debe abstenerse de operar con aquellos proveedores que no demuestren avances en este ámbito. DCN también se esfuerza por apoyar los derechos humanos en su cadena de suministro promoviendo acciones y prácticas que son consistentes con los Principios Rectores de Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos y objetivos incluidos en el Compromiso de DCN en materia de Derechos Humanos.

4.3. Compromiso en materia de medio ambiente

La protección del medioambiente, la sostenibilidad y la aspiración a la “ecoeficiencia”, son una prioridad para DCN. El grupo en que se integra DCN, ha desarrollado una Política medioambiental y se ha adherido a los principales compromisos internacionales en esta materia:

  • Pacto Mundial de las Naciones Unidas
  • UNEP-FI
  • Principios de Ecuador
  • CDP (Carbon Disclosure Project)
  • Principles for Responsible Investment

Los proveedores de DCN se comprometen a no realizar actuaciones en materia de medio ambiente que contravengan no sólo lo dispuesto en la legislación aplicable, sino también en lo expuesto en los citados compromisos internacionales.

4.4. Cadena de suministro (subcontratación)

Salvo que el clausulado que regule la relación jurídica entre proveedor y DCN lo autorice expresamente, no está permitida la utilización de subcontratistas por parte del proveedor. Para aquellos casos en los que sí se prevea esta posibilidad, los proveedores deben garantizar que, cuando su cadena de suministro provea productos o servicios a DCN, ésta conoce, entiende y cumple con los estándares contenidos en este Código. Para ello, los proveedores deben adoptar las medidas que consideren oportunas para monitorear a su cadena de suministro y mitigar cualquier posible impacto negativo en la reputación o integridad de DCN.

En el clausulado que regule la relación jurídica entre proveedor y DCN (condiciones generales, contratos, etc.) podrán establecerse controles adicionales cuando se mantengan relaciones con proveedores de mayor riesgo (por ejemplo, proveedores que lleven a cabo una subcontratación de productos en países emergentes).

4.5. Lucha contra la corrupción

DCN no tolera forma alguna de corrupción o soborno, en ninguna de las actividades que desarrolla, y esperamos también esto de nuestros proveedores.

DCN posee políticas, procedimientos y controles internos adecuados para cumplir con las obligaciones que los distintos ordenamientos establecen en materia de prevención de la corrupción y prohíbe a su personal ofrecer, prometer, realizar, directa o indirectamente, cualquier tipo de pago, regalo, gratificación, donación, ofertas de trabajo, patrocinio, trato preferencial o beneficio de cualquier clase, que tenga por objeto influir o tratar de influir, para obtener un beneficio o ventaja no justificada, en las decisiones de terceros, particulares, empleados públicos o autoridades, respecto a la actividad de DCN, o respecto a las personas que trabajan en DCN. Esta prohibición afecta igualmente a los conocidos como pagos de facilitación(1).

1) Los pagos de facilitación consisten en pagos de pequeñas cantidades de dinero a funcionarios públicos a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite administrativo o acción rutinaria como, por ejemplo, obtener un permiso o licencia sobre la cual la entidad tiene un derecho conferido por ley. Lo que caracteriza a los pagos de facilitación de otras formas de corrupción es que el que realiza un pago de este tipo no pretende obtener un negocio, contrato u operación comercial sino sólo agilizar un procedimiento y el hecho de que habitualmente lo que se trata de conseguir con el pago es algo a lo que se tiene derecho que se trata de conseguir con el pago es algo a lo que se tiene derecho.

En relación con el aprovisionamiento de bienes y servicios a DCN, los proveedores se comprometen a desarrollar políticas y procedimientos adecuados para cumplir con la legislación que les resulte de aplicación en esta materia y a no ofrecer, prometer o realizar, directa o indirectamente, cualquier tipo de pago, regalo, gratificación, patrocinio, trato preferencial o beneficio de cualquier clase que tenga por objeto influir, o tratar de influir, para obtener un beneficio o ventaja no justificada en las decisiones de terceros, empleados públicos o autoridades o empleados de DCN.

No aceptar regalos, pagos, comisiones o cualesquiera otros beneficios personales de otros terceros o empleados de DCN.

Mantener un sistema adecuado de registros contables de todas las operaciones, gastos e ingresos que se realizan, sin omitir, ocultar o alterar ningún dato o información, de manera que los registros contables y operativos reflejen fielmente la realidad.

No realizar pagos de facilitación.

4.6. Prevención del lavado de dinero y financiación de actividades terroristas

DCN tiene el deber y la obligación legal de evitar que fondos de origen ilícito accedan y utilicen el sistema financiero. Para cumplir este deber DCN, en el ejercicio ordinario de su actividad financiera, ha desarrollado un modelo de prevención del riesgo de blanqueo de capitales y de la financiación de actividades terroristas acorde con lo establecido en la legislación vigente y las mejores prácticas internacionales en la materia.

Los proveedores deberían compartir el compromiso de evitar que sus actuaciones puedan ser constitutivas de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Para ello se dotarán de las medidas necesarias para evitar este riesgo.

Adicionalmente, DCN posee procedimientos y sistemas para dar cumplimiento a las sanciones y embargos económicos impuestos por la comunidad internacional y por algunas legislaciones para limitar la actividad con determinados países, entidades y personas. Los proveedores, de igual forma, deberían compartir este compromiso adoptando las medidas que consideren oportunas para evitar que con su operativa vulneren las mencionadas sanciones y embargos exponiendo a DCN a este tipo de riesgos. Los proveedores a los que les resulte de aplicación las citadas normativas deberán adoptar políticas y procedimientos para cumplir con las sanciones y embargos económicos citados anteriormente, así como para evitar que fondos de origen ilícito accedan y utilicen el sistema financiero.

4.7. Contribuciones políticas

En DCN desarrollamos nuestra actividad empresarial con respeto al pluralismo político de las sociedades en las que estamos presentes. DCN no realiza contribuciones a campañas electorales ni donaciones a partidos políticos. Los proveedores de DCN deben cumplir con la legislación aplicable en esta materia y no deben realizar contribuciones políticas en nombre de DCN.

4.8. Conflicto de interés

Existe un conflicto de interés cuando una situación personal, familiar, de amistad o de cualquier otro tipo de circunstancia externa puede afectar a la objetividad profesional de los empleados de DCN relacionados con una decisión de aprovisionamiento.

DCN cuenta con una normativa interna que obliga a sus integrantes a comunicar este tipo de situaciones a su superior jerárquico, con carácter previo a cualquier actuación y a abstenerse de participar en la toma de decisiones sobre asuntos a los que afecta el conflicto de interés o ejercer influencia sobre las personas encargadas de tomarlas.

De igual forma, los proveedores de DCN, con objeto de garantizar su plena independencia deberán mantener procedimientos internos de chequeo y verificación de posibles situaciones de conflicto de interés e informar inmediatamente a DCN sobre cualquier situación de conflicto, real o potencial, que se presente en cualquier proceso de aprovisionamiento que pretendan llevar a cabo con DCN, debido a sus relaciones personales o profesionales con clientes, proveedores, competidores o empleados de DCN.

Los proveedores deberán notificar a DCN, al inicio de cada proceso de contratación de servicios o compra de bienes, si algún (i) accionista1, (ii) miembro de su órgano de administración o (iii) alguno de sus empleados, relacionados con la contratación o compra citada, ha mantenido una relación laboral con DCN dentro de los tres años anteriores. Lo mismo harán si cuentan con la colaboración de dicha persona a través de una relación mercantil, cuando se involucre en el proceso de contratación o compra planteado por DCN.

1 Excepto compañías cotizadas.

4.9. Libre competencia

La actividad profesional de los proveedores de DCN se debe desarrollar con respeto a la libre competencia y evitar comportamientos que la restrinjan ilegalmente o que puedan considerarse como competencia desleal, entre otros:

  • Negociar o llegar a acuerdos con los competidores sobre precios, oferta de productos, nivel de producción, reparto de clientes, mercados o cuotas, boicots a determinados clientes o proveedores; o cualquier otro supuesto contra la libre competencia.
  • Actuaciones que puedan suponer un abuso de posición dominante.
  • Denigrar la reputación de los competidores.

4.10. Confidencialidad

La información de DCN, sus clientes, empleados o de cualquier tercero es confidencial. En lo relativo al acceso y almacenamiento de la información se debe seguir lo establecido en la legislación vigente en cada momento y en el clausulado que regule la relación entre proveedor y DCN (condiciones generales, contratos, etc.).

5. Canal de denuncia

Como proveedor de DCN, si observas una actuación o situación relacionada con DCN que pueda ser contraria a las disposiciones legales aplicables o a los estándares de este Código, comunícalo en el email:

canaldenuncia@dcnmadrid.com 

La información será analizada de manera objetiva, imparcial y confidencial. Los proveedores que comuniquen de buena fe hechos o actuaciones al Canal de Denuncia no serán objeto de represalia ni sufrirán ninguna otra consecuencia adversa por esta comunicación.

Todas las denuncias serán tratadas con diligencia y prontitud, promoviendo su comprobación e impulsando medidas para su resolución.

6. Cumplimiento y seguimiento del Código

Este Código es de obligado cumplimiento para los proveedores en relación con sus actividades de aprovisionamiento de bienes y servicios para DCN. DCN espera que sus proveedores realicen un seguimiento interno de su cumplimiento con este Código y comuniquen a DCN cualquier incumplimiento del mismo, así como que atiendan cualquier petición de información sobre su cumplimiento.

Adicionalmente, DCN podrá exigir a determinados proveedores de mayor riesgo que establezcan, en el clausulado que regule su relación jurídica, controles adicionales que, dependiendo de las circunstancias, pueden incluir las siguientes:

  • El derecho a llevar a cabo auditorías en relación con el cumplimiento de los compromisos incluidos este Código.
  • El derecho a realizar visitas a las instalaciones del proveedor en el país en cuestión.

7. Consultas sobre el Código

Las consultas relativas a la interpretación o aplicación de este Código podrán hacerse llegar a través de.

Consultas_Compras@dcnmadrid.com